Kopierkosten von der Steuer absetzen
Nutzen Sie Ihren Kopierer für berufliche Zwecke? Die dadurch entstehenden Kosten können Sie steuerlich absetzen. Wie das geht? Alles zu den steuerlich absetzbaren Ausgaben, verraten wir Ihnen in unserem Blogartikel!
Kann ein Kopierer steuerlich abgesetzt werden?
Ja, als Unternehmer setzen Sie Kosten für Arbeitsmittel als Werbungskosten von der Steuer ab. Aber was sind Arbeitsmittel per Definition? Als Arbeitsmittel gelten alle Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit einsetzen - beispielsweise Drucker und Kopierer. Wie andere Arbeitsmittel ist der Kopierer inklusive Verbrauchsmaterial eine Betriebsausgabe. Nutzen Sie ihn mehr als 90 Prozent beruflich, sind die Kosten für den Kopierer vollständig steuerlich absetzbar. Verwenden Sie ihn weniger als 90 Prozent für geschäftliche Zwecke, setzen Sie nur einen Teil der Kosten ab. Nutzen Sie den Kopierer beruflich und privat, legt das Finanzamt als Absetzung der Kosten automatisch 50 Prozent fest. Nutzen Sie Ihren Kopierer beispielsweise erst privat und nach einem Jahr geschäftlich, widmen Sie ihn zu einem Arbeitsmittel um und setzen das Gerät steuerlich ab.
Wie setzen Sie die Kosten für Ihren Kopierer ab?
Kostet das Gerät nicht mehr als 952 Euro (800 Euro Netto plus 19 Prozent Mehrwertsteuer), setzen Sie den Preis sofort ab. Es ist nicht notwendig den Kopierer über mehrere Jahre abzuschreiben. Bei einem Betrag von über 952 Euro verteilen Sie die Kosten auf die Abschreibungsdauer. Die Absetzung für Abnutzungen beginnt in dem Kalendermonat, in dem die Anschaffung erfolgt. Hier ein Rechenbeispiel:
Sie erwerben am 1.4.2020 aus beruflichen Gründen einen Drucker für 1.500 Euro. Die Abschreibungsdauer für Drucker setzt das Finanzamt auf drei Jahre an. Bei einem Preis von 1.500 Euro, schreiben Sie jährlich 500 Euro ab. Im ersten Jahr fällt der Beitrag entsprechend der neun Monate geringer aus
- Abschreibung im Jahr 2020: 500 Euro x 9/12 = 375 Euro (Für die Monate April bis Dezember, die der Drucker genutzt wird)
- Abschreibung im 2. und 3. Jahr: Jeweils 500 Euro
- Abschreibung im 4. Jahr: 125 Euro (Restwert aus dem Jahr 2020)
Notieren Sie sich die Zeit, in der Sie den Drucker für Ihr Gewerbe nutzen. Diese reichen Sie beim Finanzamt ein. Andernfalls geht das Finanzamt davon aus, dass Sie zu gleichen Teilen privat und beruflich kopieren. In dem Fall verlieren Sie bei der Absetzung unnötig Geld.
Unterschiede in der Abschreibung
Bei der Abschreibung von Arbeitsmaterialien unterscheidet das Finanzamt zwischen herkömmlichen Gütern und geringwertigen Wirtschaftsgütern. Als Letzteres gelten Güter, die selbstständig nutzbar sind und die Preisgrenze von 952 Netto nicht überschreiten. Ein Gerät ist nicht selbstständig nutzungsfähig, wenn es nur in Kombination mit anderen Geräten funktionstüchtig ist. Darunter fallen auch Drucker und Scanner, die ohne Computer nicht nutzbar sind. Diese Geräte bezeichnet man als Peripheriegeräte. Bei Kosten, die nicht unter geringwertige Wirtschaftsgüter fallen wird zunächst entschieden, ob es sich um nachträgliche Anschaffungskosten oder um Erhaltungsaufwand handelt. Trifft Ersteres zu, werden die Kosten des Kopierers zusammen mit dem Computer abgeschrieben. Warten oder pflegen Sie den Kopierer, fallen die Kosten unter Erhaltungsaufwand und sind sofort als Betriebsausgabe abziehbar. Überschreiten Sie dadurch die GWG-Grenze von 952 Euro, schreiben Sie die Kosten über drei Jahre ab.
Multifunktionsgeräte, die Sie ohne ein passendes Gerät nutzen können, gelten dagegen steuerlich als Wirtschaftsgüter, da sie allein nutzbar sind. Somit ist eine Sofortabschreibung möglich. Die Anschaffungskosten setzen Sie in voller Höhe als Werbungskosten ab. Voraussetzung auch hier: Die Kosten betragen höchstens 952 Euro Brutto.
Absetzung für Abnutzung
Bei der Absetzung für Abnutzung, auch Abschreibung oder kurz AfA genannt, handelt es sich um die Wertminderung von Anlagevermögen, welche steuerrechtlich ermittelt wird. Verschiedene Gegenstände haben demnach eine unterschiedliche Abnutzungsdauer. Die genaue Dauer finden Sie in AfA Tabellen des Finanzamtes im Internet.
Bei dem Austausch eines Peripheriegerätes sind die Anschaffungskosten eines Ersatzes nicht als Erhaltungsaufwand in voller Höhe absetzbar. Ersetzen Sie einen Drucker innerhalb von drei Jahren durch ein neues Gerät, setzen Sie den Restwert als „Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung“ (AfaA) im Rahmen der Werbungskosten ab. Außergewöhnliche Abnutzung liegt dann vor, wenn der Kopierer abgenutzt oder beschädigt ist. Ebenso bei Diebstahl oder Verlust.
Welche Kopierkosten lassen sich steuerlich absetzen?
Nicht nur der Kopierer ist steuerlich absetzbar. Auch Druckkosten zählen zu den Arbeitsmittel, die Sie steuerlich absetzen:
Bei der Absetzung der Kopierkosten gehen Sie genauso vor wie bei der Absetzung des Kopierers selbst.
Steuerliche Absetzung bei Miete und Leasing
Mieten oder Leasen Sie einen Kopierer, zahlen Sie eine monatliche Pauschale. Diese Investition setzen Sie ebenso von der Steuer ab, wie die Kosten beim Kauf eines Kopierers. Das Miet- oder Leasingmodell hat den Vorteil, dass Wartung, Reparatur und Materialkosten für Papier sowie Patronen im Preis enthalten sind. Sie setzen also lediglich die Miet- oder Leasingkosten ab, statt jedes Arbeitsmittel einzeln für den Drucker.
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