Effiziente Miet- und Leasinglösungen für Verwaltungen
Behörden und kommunale Verwaltungen haben im Vergleich zu Unternehmen oder Vereinen das durchschnittlich höchste Druckvolumen. Akten und Anträge werden von vielen Behörden noch analog archiviert und regelmäßige Briefe an Bürger und Unternehmen treiben die Zahl der Ausdrucke weit nach oben.
In Behörden sind bestehende Drucklösungen oftmals nicht an den Bedarf angepasst. Im Laufe der Zeit wurden diese ergänzt und mit unterschiedlichen Geräten erweitert. Die einzelnen Scanner, Druck- und Kopiergeräte sind oft von verschiedenen Herstellern und harmonieren bei der täglichen Arbeit nicht optimal miteinander. Die Probleme, die sich daraus ergeben, behindern die Mitarbeiter von Behörden und Verwaltungen bei einer effizienten Arbeitsweise:
Probleme verschiedener Drucklösungen
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Geringe Kompatibilität
Bei den Geräten unterschiedlicher Hersteller wie HP, Brother oder Dell ist die Hard- und Software nicht aufeinander abgestimmt. Die PCs sind mit unterschiedlichen Treibern ausgestattet und Angestellte müssen wissen, wie sie mit der Technik umgehen. Das hier Missverständnisse und Komplikationen entstehen, ist logische Konsequenz.
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Eigentständiger Service
Die verschiedenen Drucker und Kopierer machen es den Verantwortlichen schwer, den Service für die gesamte Druckerlandschaft auszulagern. Deshalb verbringen Mitarbeiter in den Behörden mehrere Wochenstunden damit, die Geräte mit Papier und Toner zu befüllen und Probleme und Störungen zu beheben. Neben dem Service benötigen die Drucker unterschiedliche Toner, die die Angestellten wiederum separat bestellen müssen.
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Umweltbelastung
Ältere Geräte erfüllen nicht die modernen Druckstandards der Branche. Durch das erhöhte Stromaufkommen investieren Mitarbeiter deutlich mehr Zeit und Geld in die Instandhaltung und Befüllung. Die höheren Emissionen wirken sich bei großen Behörden und Verwaltungen deutlich auf die Verbrauchskosten aus. Energiesparende Geräte senken diesen Betrag deutlich. Dadurch helfen Sie nicht nur der Umwelt, sondern reduzieren noch deutlich Ihre Kosten.
Optimales Druckermanagement mit Leasingangeboten
Die Probleme in Verwaltungen und Behörden können durch ein einheitliches System eines Herstellers oder eines Anbieters, der die einzelnen Geräte kennt und diese so zusammenstellen kann, dass sie miteinander harmonisieren, komplett gelöst werden. Planen Sie gemeinsam mit einem Experten der Branche, welche Drucker und Kopierer für Sie in Frage kommen Neue Druckgeräte sind schnell eine große Investition. Hier bietet das Leasing für Unternehmen einige Vorteile:
Moderne Geräte
Um heutigen Ansprüchen gerecht zu werden, eignen sich Multifunktionsgeräte. Diese drucken, scannen und kopieren gleichzeitig und lassen sich bequem über jedes Betriebssystem bedienen. Auch die Fernsteuerung über das Smartphone stellt bei modernen Druckern kein Problem dar. Behörden können durch die Funktionsvielfalt auf ältere Geräte verzichten und den freiwerdenden Platz effizient nutzen.
Kosten
Häufig schrecken Behörden und Verwaltungen durch die monatlich anfallenden Kosten davor zurück, ein Leasingangebot in Betracht zu ziehen. Dabei liegen die Kosten deutlich unter dem Niveau einer Neuanschaffung. Der Vorteil liegt hier beim Service. Schnell einen Service-Mitarbeiter zu erreichen, der bei Problemen vorbeikommt, oder via „Fernwartung“ unterstützt, reduziert Ausfallzeiten und damit längere Bearbeitungen. Geschulte Experten befüllen und warten in regelmäßigen Abständen die komplette Druckerlandschaft. Durch die großen Mengen, die Sie beziehen, sinkt der Preis der einzelnen Toner und Papierpakete. Zusätzlich geht keine Arbeitszeit der Angestellten verloren, die bei alten Lösungen mehrere Stunden mit der Befüllung und Problembehebung der veralteten Geräte zu kämpfen haben.
Beispiel aus der PRaxis
Ein gutes Beispiel ist das Vöhrenbacher Rathaus. Hier konnten die Verantwortlichen die Kosten für das Druckermanagement monatlich um mehr als 200 Euro senken und gleichzeitig die Effizienz des gesamten Rathauses erhöhen.
Die Erneuerung der gesamten Druckerlandschaft in Behörden und Verwaltungen ist zunächst mit anfänglichem Aufwand verbunden. Doch schon nach dem ersten Monat sinken die durchschnittlichen Kosten deutlich und die Behörde profitiert von neuesten Drucklösungen und inkludierten Serviceleistungen.
