7 Tipps für Ihren perfekten Messeauftritt

Ob B2B oder B2C, Messen gehören immer noch zu den besten Möglichkeiten, neue Geschäftspartner und Kunden von sich und dem eigenen Unternehmen zu überzeugen. Umso wichtiger ist deshalb der richtige Messeauftritt. Dazu gehört nicht nur ein optisch ansprechender Stand, sondern auch die richtige Budgetplanung und passende Mitarbeiterschulung.

Damit Ihr nächster Messeauftritt zum vollen Erfolg wird, finden Sie hier die wichtigsten Tipps für Ihre Vorbereitung.

1) Rechtzeitige Planung

Fangen Sie rechtzeitig mit der Planung an. Eine Messe ist kein Event, das einfach und kurzfristig neben den alltäglichen Aufgaben im Büro geplant werden kann. Je nach Größe und Bekanntheit der Messe müssen Standplätze schon bis zu 12 Monate im voraus gebucht werden. Und auch professionelle Messebauer sind zu großen Ausstellungen schnell ausgebucht. Fangen Sie deshalb rechtzeitig mit der Planung an, um auch auf kurzfristige Probleme flexibler reagieren zu können. Wer zu spät kommt, kann nur noch als Besucher auf die Messe und muss zusehen, wie andere Unternehmen Ihre potenziellen Kunden überzeugen.

Für eine effiziente Messeplanung empfehlen wir eine detaillierte Checkliste mit den einzelnen Milestones und Deadlines, um sich, Ihren Mitarbeitern und externen Hilfsunternehmen einen Überblick zu verschaffen.

2) Passende Zielsetzung für Ihren Messeauftritt

Bevor es in die konkrete Konzeption Ihres Messestandes geht, muss erst das Ziel des Messebesuchs klar definiert werden. Die Intentionen, sich für einen Stand bei einer Fachmesse zu entscheiden, können dabei stark variieren:

• Neukundenakquise
• Neue Kontakte knüpfen
• Geschäftsbeziehungen auffrischen oder erweitern
• Allgemeine Bekanntheit des Unternehmens in der Branche steigern
• Produktneuheiten präsentieren

Je nach Bestreben müssen die folgenden Punkte individuell berücksichtigt werden. Gerade beim Layout des Messestandes und der Präsentation gibt es je nach Absicht unterschiedliche Ansätze.

3) Budgetplanung

Als Messeverantwortlicher beginnen Sie am besten möglichst früh mit den Budgetplanungen. Neben der Platzmiete können die Kosten für Stand und Technik sehr schnell in die Höhe gehen. Ausgaben im fünfstelligen Bereich sind hier keine Seltenheit. Vergessen Sie nicht die Kosten für die Belegschaft mit einzubeziehen. Dazu gehören neben dem Lohn auch Aufwendungen für Hotel, den Transport und Verpflegung der eigenen Mitarbeiter. Aber auch für die Betreuung der Kunden fallen Kosten an.

Außerdem sind kleine Geschenke für Kunden und Partner auf jeder Messe ein Standard. Versuchen Sie mit außergewöhnlichen Give-Aways aus der Masse herauszustechen und einen bleibenden Eindruck bei Kunden oder Geschäftspartnern zu hinterlassen. Diese sind zwar in der Regel etwas teurer als die üblichen Kugelschreiber, haben aber eine große Wirkung auf die Besucher Ihres Standes.

4) Layout des Messestands

Der Kern Ihres Messeauftritts ist Ihr persönlicher Stand. Auch beim Layout gibt es mehrere Punkte, die Sie beachten müssen, um die Wahrnehmung Ihrer Besucher positiv zu beeinflussen.

5) Mitarbeiter richtig vorbereiten

Genauso wichtig wie eine ansprechende Gestaltung sind die passenden Mitarbeiter für Ihren Stand. Erst über das Standpersonal erfahren die Benutzer detaillierte Informationen über Unternehmen und Produkte. Je nach Ziel kann geschultes und vorbereitetes Messepersonal auf Kunden zugehen und begeistern und gleichzeitig das Unternehmen professionell repräsentieren. Ob erfahrener Vertriebler oder ein rhetorisch geschulter Entertainer, der neue Produkte authentisch vorstellen kann - hier kommt es auf Ihre individuellen Ziele an.

6) Bewerben Sie Ihren Messestand

Der beste Stand mit den kompetentesten Mitarbeitern bringt nichts, wenn niemand davon erfährt. Eine gezielte Marketing-Kampagne für Ihren Messeauftritt garantiert Ihnen hohe Aufmerksamkeit und Vorfreude der Messebesucher. Neben Flyern am Messeeingang gibt es häufig die Möglichkeit, als offizieller Sponsor der Messe aufzutreten. Das Firmenlogo wird dann auf Wegweisern, Newslettern oder Eintrittskarten der Veranstalter präsentiert. Nutzen Sie Ihren digitalen Firmenauftritt und Social-Media-Kanäle, um Besonderheiten wie Gewinnspiele oder Try-Outs anzukündigen und schon im Vorfeld Termine für einzelne Präsentationen vereinbaren. Auch Teaser der letzten Messeauftritte können Besucher dazu animieren, Ihren Stand aufzusuchen.

Auch für Ihre jetzigen Kunden und Geschäftspartner kann die Messe interessant sein. Laden Sie deshalb wichtige Partner und Kunden im Vorfeld dazu ein, Ihren Stand zu besuchen und verschenken Sie nach Möglichkeit einige Eintrittskarten. Auch wenn Kunden oder Partner selbst auf der Messe vertreten sind, bleibt eine explizite Einladung im Gedächtnis und trägt zu einer langfristigen Partnerschaft bei.

7) Analyse - Nach der Messe ist vor der Messe

Auch nach der Messe geht die Arbeit weiter. Am wichtigsten ist, dass neu geknüpfte Kontakte nicht in Vergessenheit geraten und in den Kartons für die nächste Messe verschwinden. Das Messepersonal muss neue Ansprechpartner und Termine genau und am besten digital dokumentieren, um den Vertrieb auf mögliche Zusammenarbeiten vorzubereiten. In der Vorstufe sollten die gesammelten Kontakt hinsichtlich ihres Mehrwerts und ihrer Dringlichkeit analysiert werden.

Ein Soll-Ist-Vergleich bezüglich den Kosten hilft dabei, die Budgetierung für zukünftige Messen und Events effizienter zu gestalten. Sind finanzielle Ressourcen frei geblieben, kann man nächstes Jahr mehr in die Präsentation und Gestaltung der Produkte investieren.

Auch ein Blick auf die Konkurrenz kann neue Einblicke liefern. Wie war das Besucheraufkommen und die Resonanz der Messegäste im Vergleich zum eigenen Messeauftritt? Analysieren Sie die Unterschiede und suchen Sie nach Optimierungspotenzial für Ihren nächsten Messeauftritt.