Mitarbeiter für das papierlose Büro sensibilisieren

Mit dem technischen Fortschritt und der Digitalisierung wurde immer wieder der Ruf nach dem „papierlosen Büro“ laut. Heinrich von Pierer, ehemaliger Vorstandsvorsitzende und Aufsichtsratsvorsitzende der Siemens AG, hat prognostiziert: „Das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo.“ Wir haben mit Dirk Polewka von dipo-consulting darüber gesprochen, warum er es dennoch für erstrebenswert hält. Und er verrät im Gespräch einige Tipps, wie die Druckkosten in Unternehmen gesenkt werden können.

Kopierermiete.de: Herr Polewka, stimmen Sie Herrn von Pierer auch heute noch zu?

Dirk Polewka: Heinrich von Pierer hat mit dieser Aussage sehr viel Weitsicht bewiesen. Klar, aus Unternehmensicht ist das papierlose Büro durchaus erstrebenswert. Tatsache ist aber auch, dass es eine Illusion ist - und vielleicht ein Märchen bleibt.

Kopierermiete.de: Wie kommen Sie zu dieser Einschätzung? Welche Ursachen gibt es dafür?

Dirk Polewka: Die Vorhaltung und Speicherung von elektronischen Dokumenten wächst derzeit exponentiell. Die Speicherung von Daten weltweit ist so billig wie nie. Auch wenn im Verhältnis zur Gesamtdokumentenanzahl anteilig weniger gedruckt wird, tragen die ständige Verfügbarkeit von elektronischen Daten und die unvorstellbar großen Mengen an Dokumenten dazu bei, dass insgesamt trotzdem immer mehr gedruckt wird. Und nicht zu vergessen - die menschliche Schwäche. Es ist nicht zu verachten, dass 65 Prozent der gedruckten Seiten spätestens zum Feierabend im Papierkorb landen. Früher wurde beispielsweise ein Fax ein Mal ausgedruckt, abgeheftet und katalogisiert. Heute dagegen drucken wir das Fax jedes Mal, wenn wir es brauchen, neu aus.

Kopierermiete.de: Ist und bleibt das „papierlose Büro“ also eine Illusion?

Dirk Polewka: Es gibt natürlich positive Beispiele. In einigen Unternehmen ist es durchaus gelungen, erfolgreich ein zumindest „Papier ärmeres Büro“ zu etablieren. Und das mittels eines guten Systems aus Archivierung und elektronischer Akte. Ein wichtiger Punkt für den Erfolg war aber meist die parallele Sensibilisierung der Mitarbeiter. Denn die Möglichkeiten zum Drucken bestehen in allen Unternehmen logischerweise weiterhin.

Kopierermiete.de: Wie gelingt der Einstieg ins papierlose Büro? Welche Schritte müssen die Verantwortlichen gehen?

Dirk Polewka: Wie wir gelernt haben, sorgen elektronische Archivierungssysteme und die E-Akte nicht unbedingt dafür, ein papierloses Büro zu schaffen. Die Lösung ist keinesfalls, es mit Macht einführen zu wollen. Vielmehr müssen die Nutzer auf dem Weg dorthin mitgenommen werden. Denn ohne diese funktioniert die Idee nicht. Zu Beginn stehen oft ganz banale Sachen. Haben Sie schon mal überprüft, welche Schriftgröße standardmäßig eingestellt ist? Oder welcher Zeilenabstand? Einer der großen Softwareanbieter hat in seinen Textverarbeitungsprogrammen vor ein paar Jahren diesen von der Standardgröße 1 auf 1,5 erhöht. Das lässt sich einfach ändern und spart bereits eine beachtliche Menge an Papier.

Kopierermiete.de: Was sollten Unternehmen und Verwaltungen generell beachten, um ihre Druckkosten zu optimieren?

Dirk Polewka: Das Thema ist recht komplex. Wir alle sind tatsächlich große Meister im Drucken. Jeder Büromitarbeiter in Deutschland druckt im Durchschnitt täglich 40 Seiten aus. Im Vergleich dazu werden in ganz Europa durchschnittlich 31 Seiten gedruckt. Deutschland liegt damit europaweit auf Platz 3. Wie viel Papier für den Druck von Dokumenten verwendet wird und welche Kosten das Drucken insgesamt verursacht, hängt aber auch von der Struktur innerhalb des Unternehmens ab. Und auf diese hat wiederum die IT-Abteilung einen wesentlichen Einfluss. Ich habe immer wieder erlebt, dass die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen oder weiteren gut gemeinten Softwarelösungen eine schlechte Organisation im Unternehmen nicht besser, sondern nur teurer machen. Die zusätzlichen Geräte müssen gepflegt, neue Updates eingespielt werden, und es gilt, die Mitarbeiter immer wieder neu zu schulen. Daher sollten Unternehmen und Verwaltungen zum einen ihr Druckerkonzept genauer untersuchen - am besten mit Hilfe eines unabhängigen Spezialisten. Zum anderen müssen die Mitarbeiter miteinbezogen werden. Dafür bieten sich Umweltmanagement-Seminare für wirtschaftlicheres Drucken an.

Kopierermiete.de: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ist das das größte Hindernis?

Dirk Polewka: Nicht zwingend. Sie müssen die User dazu bekommen, dass sie nicht gedankenverloren fast jedes Dokument ausdrucken. Der reine Hinweis „Think bevor you print.“ nutzt hier nur wenig. Haben die Mitarbeiter aber diesen Leitsatz verinnerlicht, erreichen sie einen positiven Effekt in gleich vier Bereichen: Umwelt, Energie, für den Menschen selbst und letztendlich damit auf die Höhe der Druckkosten. Laut Bitkom und Gartner investieren Unternehmen bis zu sechs Prozent ihres Umsatzes in den Dokumentendruck. Das übersteigt bei vielen sogar die Umsatzrendite. Die dipo-consulting hilft daher Unternehmen und Verwaltungen als unabhängiger Berater, ihre Druckkonzepte zu optimieren und bietet hierzu auch spezielle Seminare an. In diesen zeigen wir, wie das unnötige Drucken von Dokumenten vermieden oder deutlich reduziert werden kann.

Kopierermiete.de: Welche Tipps geben Sie in den Seminaren an die Teilnehmer weiter?

Dirk Polewka: Die Seminare richten sich sowohl an Führungskräfte als auch an Mitarbeiter. Es wird beispielsweise geschaut, ob die eingesetzten Druck-Systeme den Ansprüchen an ein zeitgemäßes und Ressourcen-schonendes Druck-Output-Management entsprechen. Wir nehmen die Führung mit in die Pflicht, um die richtigen Voraussetzungen zu schaffen. Dies soll die Mitarbeiter stärken, sich nicht als Sündenbock zu sehen. Im weiteren Verlauf der Seminare wird auf die so genannten „tausend Dinge“ eingegangen. Die Tipps klingen vielleicht ein wenig banal. Aber bereits mit diesen Maßnahmen lassen sich die Kosten für das Drucken und das Papier erheblich senken.

Kopierermiete.de: Wie groß ist das Einsparpotenzial für Unternehmen und Verwaltungen?

Dirk Polewka: Das hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab. Im Durchschnitt lassen sich im Bereich Druck-Output-Management und Managed-Print-Service 25 bis 50 Prozent der Gesamtkosten für das Drucken einsparen - ohne der Kosten für Energie und Papier. Durch Mitarbeiter-Seminare für wirtschaftlicheres Drucken können zusätzlich ca. 75 Prozent der überflüssigen Ausdrucke vermieden werden. Tatsächlich ist es so, dass die Seminare nur ein Bruchteil dessen kosten, was durch die Einsparung in die Kasse zurück fließt. Unser kostenloser Seminarrechner bietet jetzt die Möglichkeit für Unternehmen, dies ganz einfach selbst zu überprüfen. Nach der Eingabe der Daten können sich die Verantwortlichen das Ergebnis kostenfrei als PDF-Dokument per Mail zusenden lassen.